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Veröffentlichen zu Microsoft Word

In der Regel veröffentlichen Sie in Single-Sourcing-Umgebungen wie Paligo Inhalte als PDF, wenn Sie Dokumente ausdrucken müssen. Manchmal kann es jedoch sinnvoll sein, in Microsoft Word anstelle von PDF zu veröffentlichen. Dies kann der Fall sein, wenn Sie beispielsweise einen Entwurf eines Word Dokuments erstellen möchten, das für andere Zwecke überarbeitet werden kann.

Anmerkung

Die Microsoft Word Ausgabe dient der Erstellung von Dokumententwürfen, die in Word veröffentlicht und bearbeitet werden können. Dies ist keine primäre Ausgabe in Paligo.

Verwenden Sie für Druckunterlagen nach Möglichkeit PDF. Sie erhalten mehr Optionen und Funktionen, wenn Sie von Paligo in PDF veröffentlichen.

Zur Veröffentlichung in Microsoft Word:

  1. Bereiten Sie Ihre Inhalte in Paligo vor. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Topics zu einer Publikation hinzufügen.

  2. Erstellen Sie ein MS Word Layout, siehe Ein Layout erstellen oder Ein Layout bearbeiten.

    • Stellen Sie sicher, dass das Layout eine geeignete Vorlage verwendet. Wenn Sie die Vorlageneinstellung leer lassen, verwendet Paligo die Microsoft Word-Standardvorlage. Um Ihr eigenes Styling anzuwenden, müssen Sie die Vorlage herunterladen, bearbeiten und wieder hochladen (siehe Formatieren von Microsoft Word-Dokumenten).

    • Verwenden Sie die Layouteinstellungen, um Taxonomie-Funktionen und die Scoped-Filterung für Ihre Microsoft Word-Ausgabe zu aktivieren oder zu deaktivieren.

  3. Drücken Sie Speichern. Save icon.

  4. Wählen Sie das gepunktete Menü (...) für das Topic oder die Publikation im Content Manager aus.

    selectpublish.png

  5. Wählen Sie Veröffentlichen aus. Download icon.

    publish-document-jan23.png

    Paligo zeigt das Dialogfeld Dokument veröffentlichen an.

  6. Wählen Sie Word aus.

    select-word.png

  7. Wählen Sie das Microsoft Word-Layout aus, das Sie für die Veröffentlichung verwenden möchten. Dies kann das Word-Standardlayout oder ein von Ihnen erstelltes, benutzerdefiniertes Microsoft Word-Layout sein.

    select-word-layout.png

  8. Wählen Sie die zu veröffentlichenden Sprachversionen aus.

    Languages section of Publish document dialog. There are options for each language. English UK and Swedish are selected.

    Anmerkung

    Wenn keine Übersetzungen verfügbar sind, wird nur die Ausgangssprache angezeigt. Bei mehreren genehmigten Übersetzungen in verschiedene Sprachen können Sie auswählen, welche Sie mit aufnehmen möchten. Paligo veröffentlicht jede Sprachversion als separate Ausgabe.

    Bei der PDF-Ausgabe können Sie sie als eine einzige, mehrsprachige Publikation veröffentlichen; aktivieren Sie hierzu das Kontrollkästchen Ausgewählte Sprachen kombinieren.

  9. [en] If your content is set up to use Filterung/Profiling, use the Profiling attributes section to apply them. [Optional]. If you do not use filtering, ignore this setting.

    [en] Select Edit and then choose the value for each filter that you want Paligo to use. For example, for Audience, choose Expert to include content that is marked as for expert users.

    Wenn Sie keinen Filter anwenden möchten, lassen Sie das Feld leer.

    Profiling attributes dialog. Outputformat is set to include HTML.

    Wählen Sie OK aus, um das/die gewählte(n) Profiling-Attribut(e) hinzuzufügen.

    Profiling attributes section of Publish document dialog. Shows Outputformat: HTML selected.

  11. Verwenden Sie den Abschnitt Ausgabe hochladen, um eine Zip-Datei des Inhalts in ein Repository hochzuladen, siehe Integrationen.

  12. Im Abschnitt Ausgabedateiname können Sie den Dateinamen verwalten.

    Standardmäßig verwendet Paligo die in den Systemeinstellungen festgelegte Dateinamensyntax.

    Output filename section. There is a Template field that contains the values ID, Title, and Format. In the top-right corner is a preview of the filename that Paligo will generate if the current settings are used.

    Um die im Dateinamen enthaltenen Angaben zu ändern, geben Sie Ihr gewünschtes Format in den Publikationseinstellungen ein. Die Standardeinstellung lautet: ID-Title-Format.

    Sie können folgende Angaben in den Namen aufnehmen:

    • ID - Die ID des Dokuments.

    • Titel - Der Titel der Publikation oder des Topics, das Sie veröffentlichen.

    • Format - Der Name des Ausgabeformats, zum Beispiel PDF oder HTML5.

    • Bearbeitungsdatum - Das Datum, an dem die Publikation oder das Topic zuletzt bearbeitet wurde.

    • Label der Verzweigung – Der Text aus dem Label der Verzweigung für die Publikation oder das Topic. Dies gilt nur, wenn Ihre Inhalte verzweigt wurden und die Verzweigung über ein Label verfügt. Details hierzu finden Sie unter Beschriftungen für Zweige hinzufügen oder bearbeiten.

    • Eindeutiger Wert - Eine von Paligo generierte zufällige Zeichenfolge, die dem Dateinamen hinzugefügt wird, um ihn einzigartig zu machen. Dadurch kann verhindert werden, dass die Datei durch spätere Veröffentlichungen desselben Dokuments überschrieben wird.

    Tipp

    Wenn Sie @ in das Feld eingeben, zeigt Paligo eine Liste der verfügbaren Werte an, aus denen Sie wählen können. Um einen Wert zu entfernen, klicken Sie ihn an und verwenden Sie die Löschtaste oder Rücktaste, um alle Zeichen zu entfernen.

    Anmerkung

    Der in der oberen rechten Ecke angezeigte Dateiname ist eine Vorschau auf den Dateinamen, den Paligo bei der Veröffentlichung verwendet.

  13. Legen Sie die optionalen Parameter fest (lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert, wenn Sie diese Funktionen nicht wünschen):

    • Speichern Sie die Ausgabe in Paligo - Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Zip-Datei in der Ressourcenübersicht zu speichern. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Paligo nur die veröffentlichte Ausgabedatei in Ihrem Browser herunterladen soll.

    • E-Mail an mich - Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Paligo Ihnen eine E-Mail schicken soll, wenn die Publikation bereit ist. Dies ist bei sehr großen Publikationen von Vorteil, deren Verarbeitung und Veröffentlichung länger dauern können.

    • Debug-Build erstellen - Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Paligo eine Protokolldatei und einen Link-Bericht einfügen soll. Wenn Ihre Inhalte ein Problem verursachen, kann der Paligo Support Sie bitten, diese Funktion zu aktivieren, damit er die Protokolldateien zur Ermittlung der Ursache nutzen kann.

  14. Wählen Sie Dokument veröffentlichen aus.

    Paligo beginnt mit der Verarbeitung Ihrer Inhalte und wendet Ihre Layout- und Publikationseinstellungen an. Die benötigte Zeit ist von dem Umfang der Inhalte abhängig, die Sie veröffentlichen (je mehr Inhalte, desto länger dauert der Vorgang).

    Publish_Progress_Bar_small.jpg

    Ein Fortschrittsbalken zeigt Ihnen an, wie viel der Verarbeitung Paligo bereits abgeschlossen hat und wie viel noch zu tun ist. Wenn die Verarbeitung abgeschlossen ist, wird eine Benachrichtigung angezeigt.

    Die veröffentlichte Ausgabe erscheint wie folgt:

    • Eine Zip-Datei mit der veröffentlichten Ausgabe erscheint im Ordner Downloads auf Ihrem Computer.

      Wenn Sie die Einstellungen Ihres Browsers geändert haben, um heruntergeladene Dateien an einem anderen Ort zu speichern, befindet sich die Zip-Datei stattdessen dort.

      Wenn Sie eine Publishing-Integration verwenden, wird die Zip-Datei auch an den entsprechenden Dienst gesendet.

    • Ein Link im Panel Aktivitätsfeed zum Herunterladen der veröffentlichten Inhalte.

    Anmerkung

    Um die Inhalte online zur Verfügung zu stellen, entpacken Sie zunächst die Datei. Sie können die Datei dann lokal verwenden oder einen FTP-Client wie Filezilla verwenden, um den entpackten Inhalt auf einen Webserver hochzuladen.

    Tipp

    Sie können Ihre Publikationseinstellungen speichern und wiederverwenden, um einen reibungsloseren Publikationsprozess zu erreichen, siehe Publikationseinstellungen. Alle gespeicherten Einstellungen können auch für [en] Batch Publishing verwendet werden.

    Publish document dialog has a Save Settings option and a Saved Settings tab. The option saves the currently shown settings and these can then be selected in a single action on the tab.

  15. Entpacken Sie die Datei und öffnen Sie das Word-Dokument, um die Ausgabe zu sehen.

    Wenn Sie die Ausgabe öffnen, fragt Word Sie, ob Sie die Felder im Dokument aktualisieren möchten. Wählen Sie Ja aus, da dies das Inhaltsverzeichnis aktualisiert.

    Message displayed in Microsoft Word. It asks if you want to update the fields in this document.

    Das Word-Dokument enthält die Inhalte aus Paligo. Es verwendet die Formatierungen aus der Vorlage, die in Ihrem Layout festgelegt ist (oder die Standardvorlage, wenn Sie keine Vorlage hochgeladen haben). Informationen zum Ändern der Stile finden Sie unter Formatieren von Microsoft Word-Dokumenten.