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Aus Zendesk importieren

Zusammenfassung

Sie können Ihre Zendesk-Artikel direkt in Paligo importieren. Im Rahmen des Imports erstellt Paligo passend zu Ihren Artikeln neue Topics. Anschließend können Sie die Topics wieder den Artikeln zuordnen, um Aktualisierungen in Paligo vornehmen und die Änderungen in Zendesk veröffentlichen zu können.

Sie können Inhalte direkt aus Ihrem Zendesk Guide Helpcenter in Paligo importieren, wenn dies in Ihrem Plan enthalten ist. Beim Import analysiert Paligo die Zendesk-Abschnitte und -Artikel und erstellt passende Versionen in Paligo. Diese Versionen werden mit Paligo XML als strukturierte Inhalte markiert.

[en] To import from Zendesk, use the Paligo-Zendesk integration. If you have not already set this up, go ahead and do it now by following the instructions in Paligo mit Zendesk verbinden.

[en] When you have connected Paligo to Zendesk, you can start the import process. We have broken this down into three parts:

Wichtig

Wenn Sie über die Zendesk Multibrand-Funktion verfügen, setzen Sie das Zendesk-Konto, aus dem Sie importieren möchten, ganz oben in die Multibrand-Liste. Paligo importiert aus dem ersten Konto in der Multibrand-Liste. Informationen zum Ändern der Reihenfolge in der Liste finden Sie unter Paligo mit Zendesk verbinden.

Anmerkung

Die Architektur mit mehreren Abschnitten von Zendesk Enterprise wird für den Import in Paligo nicht unterstützt. Wenn Sie eine Architektur mit mehreren Abschnitten importieren müssen, wenden Sie sich bitte an den Kundensupport.

[en] Import Zendesk Categories into Paligo

[en] Paligo can import one Zendesk category (and its articles) at a time. In Paligo, the category becomes a publication and the articles inside the category become topics.

[en] To import a category:

  1. [en] In the Content Manager, create a folder for your import content. Alternatively, you can use an existing folder.

    [en] You can create a folder from the dotted menu ( ... ) of any existing folder or from the Create content button.

    create-icon-new-folder.png

  2. [en] Select the dotted menu ( ... ) for the folder and then select Import content.

    import-content-option.png

  3. [en] Select Zendesk (via Zendesk integration) on the Import content dialog.

    import-content-zendesk-option.png

  4. [en] Ignore the Select the archive file setting. It is not needed for Zendesk imports.

  5. [en] Select the Category that you want to import. Paligo is able to detect the categories in your Zendesk help center as long as you have set up the Paligo-to-Zendesk connection correctly.

  6. Legen Sie Ihre Präferenzen für die Registerkarte Allgemeine Optionen fest:

    • Versuchen, Komponenten vorhandenen Komponenten zuzuordnen

      Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Paligo Komponenten erkennen soll, die mit in Paligo bereits vorhandenen Komponenten identisch sind. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, importiert Paligo keine bereits vorhandenen Inhalte und verwendet stattdessen die vorhandenen Inhalte wieder. Wir empfehlen, das Kontrollkästchen zu aktivieren, um Ihre Importe effizienter zu gestalten und die Wiederverwendungsfunktionen von Paligo nutzen zu können.

    • Warnmeldungen als separate Komponenten importieren

      Paligo empfiehlt, dieses Kontrollkästchen zu aktivieren, wenn Sie wissen, dass Sie über viele identische Warnmeldungen (Hinweise, Warnungen usw.) verfügen. Wenn die meisten jedoch einzigartig sind, aktivieren Sie diese Einstellung nicht.

    • Warnungen bei Importvalidierung ignorieren

      In den meisten Fällen empfiehlt Paligo, dieses Kontrollkästchen zu aktivieren, sofern Sie keine Probleme beim Importversuch haben. Paligo behebt kleinere Probleme während des Importprozesses in der Regel automatisch. Wenn Sie diese Funktion deaktivieren, lehnt Paligo ungültige XML ab, zeigt eine Warnmeldung an und stoppt den Importprozess.

      Anmerkung

      Diese Option wird für den Import von Paligo-Exportdateien (PEF) standardmäßig nicht angezeigt.

    • Fehlende Bilder importieren

      Wenn aktiviert, werden Platzhalter für fehlende Bilder zu Ihrem Medienordner hinzugefügt. Dies ist die Standardeinstellung. Deaktivieren Sie diese Option, um fehlende Bilder einfach zu ignorieren.

  7. Legen Sie Ihre Präferenzen für die Registerkarte Benutzerdefinierte Optionen fest:

    Custom options tab on the Import dialog. There are options for title prefix, folder numbering, max folder levels, and match with existing variable set.

    • Titel-Präfix

      Verwenden Sie diese Einstellung, wenn Sie Ihre importierten Topics mit einem Präfix markieren möchten. Geben Sie das Präfix in das Feld ein. Wenn Sie kein Präfix wünschen, lassen Sie das Feld leer.

    • Ordnernummerierung

      Aktivieren Sie diese Einstellung, um den Ordnern für Ihre importierten Inhalte eine fortlaufende Nummerierung hinzuzufügen.

    • Maximale Ordnerebenen

      [en] Use to control the maximum number of folder levels Paligo will create for your imported content. The default value is 1. It means that each group of topics will be in one folder. If you set the value to 2, the content would be organized so that each topic is in its own folder.

      Sie können die Anzahl der Ordnerebenen auf eine beliebige Zahl festlegen, die Sie für Ihre Inhalte benötigen. Paligo erstellt für jede Ebene einen neuen Ordner, solange auf dieser Ebene Inhalte im Import vorhanden sind.

    Anmerkung

    [en] Ignore Match with existing variable set as it only applies to DITA, MadCap Flare, Paligo Export File (PEF), and DocBook imports.

  8. [en] Select OK.

    [en] Paligo imports the content from Zendesk (as long as the Paligo-to-Zendesk connection is set up correctly).

  9. [en] Repeat this process for each category in your Zendesk help center.

[en] During the import, Paligo converts your Zendesk category into a publication and its articles into topics. You now have the import in Paligo, but at this point, it is just regular content. Paligo does not understand that it has a relationship with your category and articles in Zendesk.

[en] To create that relationship, you need to [en] Map your Imported Content to your Zendesk Content.

Anmerkung

Die Architektur mit mehreren Abschnitten von Zendesk Enterprise wird für den Import in Paligo nicht unterstützt. Wenn Sie eine Architektur mit mehreren Abschnitten importieren müssen, wenden Sie sich bitte an den Kundensupport.

Anmerkung

[en] Once you have imported from Zendesk, you cannot update the content in Zendesk and re-import into the same topics. The import will create new topics in Paligo.

[en] The import feature is only for migrating content from Zendesk to Paligo. Once the import is complete, you should make any updates in Paligo and publish from there back into Zendesk.

[en] Choose your Publishing Preferences

[en] Before you use Preflight to map your content, you need to set Paligo to publish to Zendesk. You can also set your publishing preferences.

  1. [en] In the Content Manager, select the dotted menu ( ... ) for the import publication. It should have the same name as the category you chose to import from Zendesk.

  2. [en] Select Publish.

  3. [en] On the Publish document dialog, select HTML and then choose a Zendesk layout.

    Close-up of top of Publish document dialog. It shows HTML has been selected as the publishing type. Zendesk Enterprise has been chosen as the Zendesk layout.

  4. [en] Use Select account to choose the account to use for publishing. This setting is only shown if there are multiple accounts set up for the Paligo-to-Zendesk integration.

  5. Wählen Sie die Zendesk-Kategorie, die Ihre ausgewählten Paligo-Inhalte erhalten soll.

    zendesk-category.png

    Anmerkung

    [en] Paligo detects the categories automatically if the Paligo-to-Zendesk integration is set up correctly. If you do not see any categories, check that Paligo can connect to Zendesk (see Paligo mit Zendesk verbinden or Verbinden Sie Paligo mit Zendesk-Multibrand).

  6. Verwenden Sie die Einstellung Verwaltet durch, um auszuwählen, welche Benutzertypen die Artikel bearbeiten und veröffentlichen können, die Paligo erstellt oder in Zendesk aktualisiert. Sie können zum Beispiel Agenten und Manager auswählen. Die Einstellung Verwaltet durch wird in Zendesk manchmal als Berechtigungsgruppe bezeichnet.

    managed-by-zendesk.jpg

    Diese Einstellung wird als Standard für alle Artikel verwendet, die Paligo in Zendesk veröffentlicht, aber Sie können auch unterschiedliche Einstellungen für einzelne Artikel vornehmen. Die individuellen Einstellungen haben Vorrang vor den Standardeinstellungen. Sie legen „Verwaltet durch“ für einzelne Artikel auf der Registerkarte Zendesk Preflight fest.

  7. Verwenden Sie die Einstellung Sichtbar für, um auszuwählen, wer die Artikel sehen kann, die Paligo in Zendesk erstellt oder aktualisiert. Die Gruppe „Sichtbar für“ wird in Zendesk manchmal als Benutzersegmentgruppe bezeichnet.

    visible-to-zendesk.jpg

    Anmerkung

    Paligo verwendet die Einstellung Sichtbar für als Standard für alle Artikel, wenn Sie in Zendesk veröffentlichen. Sie können aber auch unterschiedliche Einstellungen für einzelne Artikel vornehmen.

    Die Zendesk Preflight-Funktion von Zendesk (siehe Schritt 8) bietet für jeden Artikel die Einstellung Sichtbar für. Die Artikeleinstellungen haben Vorrang vor den Standardeinstellungen.

  8. Wählen Sie die zu veröffentlichenden Sprachversionen aus.

    Languages section of Publish document dialog. There are options for each language. English UK and Swedish are selected.

    Anmerkung

    Wenn keine Übersetzungen verfügbar sind, wird nur die Ausgangssprache angezeigt. Bei mehreren genehmigten Übersetzungen in verschiedene Sprachen können Sie auswählen, welche Sie mit aufnehmen möchten. Paligo veröffentlicht jede Sprachversion als separate Ausgabe.

    Bei der PDF-Ausgabe können Sie sie als eine einzige, mehrsprachige Publikation veröffentlichen; aktivieren Sie hierzu das Kontrollkästchen Ausgewählte Sprachen kombinieren.

  9. [en] If your content is set up to use Filterung/Profiling, use the Profiling attributes section to apply them. [Optional]. If you do not use filtering, ignore this setting.

    [en] Select Edit and then choose the value for each filter that you want Paligo to use. For example, for Audience, choose Expert to include content that is marked as for expert users.

    Wenn Sie keinen Filter anwenden möchten, lassen Sie das Feld leer.

    Profiling attributes dialog. Outputformat is set to include HTML.

    Wählen Sie OK aus, um das/die gewählte(n) Profiling-Attribut(e) hinzuzufügen.

    Profiling attributes section of Publish document dialog. Shows Outputformat: HTML selected.

  11. [en] Ignore the Upload output and Output filename sections as these are not needed for publishing to Zendesk.

  12. Legen Sie die optionalen Parameter fest (lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert, wenn Sie diese Funktionen nicht wünschen):

    • Speichern Sie die Ausgabe in Paligo - Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Zip-Datei in der Ressourcenübersicht zu speichern. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Paligo nur die veröffentlichte Ausgabedatei in Ihrem Browser herunterladen soll.

    • E-Mail an mich - Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Paligo Ihnen eine E-Mail schicken soll, wenn die Publikation bereit ist. Dies ist bei sehr großen Publikationen von Vorteil, deren Verarbeitung und Veröffentlichung länger dauern können.

    • Debug-Build erstellen - Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Paligo eine Protokolldatei und einen Link-Bericht einfügen soll. Wenn Ihre Inhalte ein Problem verursachen, kann der Paligo Support Sie bitten, diese Funktion zu aktivieren, damit er die Protokolldateien zur Ermittlung der Ursache nutzen kann.

[en] For the next step, you will [en] Map your Imported Content to your Zendesk Content.

[en] Map your Imported Content to your Zendesk Content

[en] To associate content that you imported with the corresponding content in Zendesk, you need to "map" it. Mapping tells Paligo about the relationships between:

  • [en] Imported publications and categories in Zendesk

  • [en] Imported topics and articles in Zendesk.

[en] Use Zendesk Preflight to map your imported content:

  1. [en] On the Publish document dialog, select the Zendesk Preflight tab.

    [en] The Publish document dialog should still be on display from when you chose your publishing preferences.

    [en] Zendesk Preflight shows your publication, it is collapsed by default.

  2. [en] Select the chevron > to open the publication structure.

    [en] You will see that the sections are duplicated. There are sections with a green and white plus icon and then the same sections but grayed out.

    Zendesk preflight. The structure shows a Cybersecurity publication, expanded to reveal its sections. There are plus icons next to the first three sections. The second three sections have no icon and are grayed out. They have the same titles as the first three sections.

    [en] The sections with the plus icons are what Paligo will add to your Zendesk when you publish.

    [en] The grayed out sections are the sections that already exist in Zendesk.

    [en] But you don't want to duplicate the sections in Zendesk. Instead, you want to map the sections in Paligo to the sections in Zendesk (see next step).

  3. [en] Select the cog icon Cog icon. for a section that has a plus icon. Paligo displays a Properties dialog that has a Mapping setting.

    Zendesk Preflight. Properties dialog for a section. It has a link to the topic in Paligo, and a Mapping setting. It also shows it will be a Section in Zendesk.

  4. [en] In the Mapping dropdown, select the section that has the same name as the current section and a blue reuse icon. Select Confirm to remap and close the dialog.

    Section properties dialog in Zendesk Preflight. The Mapping dropdown options are revealed. A callout box highlights the option that has a blue reuse symbol and the same title as the selected section.

    [en] This mapping tells Paligo to publish the section to the existing section in Zendesk rather than create a new section.

  5. [en] Repeat steps 3 and 4 for the other sections. When you have finished, Zendesk Preflight should show only sections that are going to be updated. There should be no grayed out sections.

    Close up of Zendesk preflight publication structure. It shows that all sections have a reuse symbol and are set to map to existing sections in Zendesk.

  6. [en] Expand a section to reveal the topics that are going to become articles in Zendesk. You should see that Paligo is going to add new articles and these are shown with plus icons. The existing articles are also listed and these are grayed out. Just like you did with the sections, you are going to map the new articles to the existing articles (see next step).

    Close up of Zendesk preflight publication structure. It shows a section has a reuse symbol and is set to map to an existing section in Zendesk. Inside the section, there are six articles. Three are going to be added and three with the same name already exist in Zendesk.

  7. [en] Select the cog icon for an article that has a plus icon. Paligo displays a Properties dialog that has a Mapping setting.

    Zendesk preflight, article properties dialog. It has settings for mapping, labels, managed by, visible to, and status.

  8. [en] In the Mapping dropdown, select the article that has the same name as the current article and a blue reuse icon.

    Zendesk preflight, article properties dialog. The mapping dropdown is shown and a callout box highlights the option that has a blue reuse symbol and the same title as the current article.

  9. [en] [Optional] Add any labels and set the status for the article:

    • [en] Labels

      [en] Enter any labels that you want to include for the article. Labels are a Zendesk concept and you can find out about them in the official Zendesk documentation.

    • [en] Managed by

      [en] Choose who can edit and publish the article, for example, Agents and Managers. The Managed by setting is sometimes called Permission Group in Zendesk.

    • [en] Visible to

      [en] Choose who can see the article when it is published to your Zendesk help center. The Visible to group is sometimes called a User Segment Group in Zendesk.

    • [en] Status

      [en] Choose to either:

      • [en] Publish the article in your Zendesk help center

      • [en] Store the article as a Draft in your Zendesk help center.

  10. [en] Select Confirm.

    [en] You have now mapped a topic in Paligo to update an existing article in Zendesk rather than create a new article.

  11. [en] Repeat the steps for mapping articles for all of the articles in your publication. You will need to expand each section, and for each article that Paligo is going to add (plus sign), map it to update an existing article instead.

    [en] When you have finished, the structure in Zendesk Preflight should show that Paligo is going to update the sections and articles in Zendesk. It should not be set to add or duplicate any sections or articles.

    Zendesk preflight, publication structure. All sections and all articles have blue reuse icons. They have been set to map to sections and articles that already exist in Zendesk.

    Anmerkung

    Verwenden Sie die blauen Kontrollkästchen links in der Liste, um auszuwählen, welche Kategorien, Abschnitte und Artikel veröffentlicht werden sollen.

  12. Wählen Sie Dokument veröffentlichen aus.

[en] Paligo will publish the sections and articles to Zendesk. If you have set the mapping correctly, it should update the existing sections and articles.

[en] You have now imported and mapped a category. Next, you should repeat the import and mapping process for any other categories in your Zendesk help center.

[en] From now on, if you need to update your articles, you should make the changes in Paligo and then publish to Zendesk. You should not need to map the topics to articles again. However, in some cases the mapping can be lost. This is usually due to an article being deleted in Zendesk and then restored. If this happens, use Zendesk Preflight to remap the topic and article.