Vorlagen
Mit der Vorlagenfunktion von Paligo können Sie ein „Modell“ einer Publikation erstellen und dieses als Grundlage für weitere „echte“ Publikationen verwenden, die als PDF, HTML5 oder ein anderer Ausgabentyp von Paligo veröffentlicht werden. Dies sind die Vorteile:
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Zeitersparnis beim Einrichten der Struktur von Publikationen (die jeweils dieselbe Struktur verwenden)
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Einheitliche Strukturierung Ihrer Publikationen und Topics über verschiedene Projekte hinweg.
Die Idee dahinter ist, dass Sie bei der Verwendung von Vorlagen für mehrere Publikationen jeweils die gleiche (oder ähnliche) Struktur anstreben. Anstatt nun diese Struktur für jede Publikation neu anzulegen, erstellen Sie sie einmal als Vorlage und erstellen dann darauf basierend neue Publikationen. Die neuen Publikationen übernehmen automatisch die Struktur und den Inhalt der Vorlage, auf der sie basieren.
Anmerkung
Wir empfehlen Ihnen dringend, Vorlagen nur dann zu verwenden, wenn Sie Ihre Inhalte mehrfach genau gleich strukturieren möchten.
Soll nicht die Struktur, sondern der eigentliche Inhalt wiederholt werden, können Sie stattdessen die Über die Wiederverwendung von InhaltenFunktionen von Paligo verwenden. Dadurch erhalten Sie mehr Kontrolle darüber, wie und wo die Inhalte wiederverwendet werden.
Vorlagen sind jedoch nicht nur für Publikationen gedacht. Genauso gut können Sie eine Topic-Vorlage entwerfen, mit der sich verschiedene Topics erstellen lassen, die dieselbe Struktur aufweisen. Beispielsweise schwebt Ihnen ein Topic „Spezifikationen“ vor, das eine speziell gestaltete Tabelle enthält. Wenn Sie diese Tabelle zu einer Topic-Vorlage hinzufügen, brauchen Sie sie nur einmal zu erstellen und können dann mithilfe dieser Vorlage neue Topics erstellen. Die neuen Topics enthalten automatisch die Tabelle.
Mit Publikationsvorlagen können Sie eine „Muster“-Publikation erstellen, die als Ausgangspunkt für andere Publikationen dienen kann. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie viele ähnliche Publikationen erstellen müssen, da der Wiederholungsaufwand reduziert wird und Sie die Einheitlichkeit Ihrer Inhalte verbessern.
Wenn Sie eine neue Publikation auf der Grundlage einer Publikationsvorlage erstellen, enthält sie automatisch:
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die gleiche Struktur wie die Publikationsvorlage.
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neue Topics auf Basis der Publikations-Topicvorlagen mit den gleichen Elementen und Inhalten wie die Topic-Vorlagen, jedoch mit eindeutigen IDs. Diese können Sie bearbeiten, ohne die Topic-Vorlagen zu beeinflussen.
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Wiederverwendete reguläre Topics. Wenn Sie Änderungen an deren Inhalten vornehmen, wirken diese sich genau wie bei der Wiederverwendung von Inhalten an anderer Stelle überall dort aus, wo diese Inhalte in Paligo verwendet werden.
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1 = Publikationsvorlage, 2, 3, 4 = Publikationen, die die Vorlage wiederverwenden.
Im folgenden Beispiel wird erläutert, wie Publikationsvorlagen funktionieren.
Nehmen wir an, Sie haben eine Reihe von Produkten namens „Acme 100“, „Acme 200“ und „Acme 300“. Die Benutzeranleitungen für diese Produkte sollten wie folgt strukturiert sein:
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Um für Einheitlichkeit zu sorgen, erstellen Sie eine Publikationsvorlage (1), die als Basis für andere Benutzeranleitungen verwendet wird, zu der Sie Inhalte hinzufügen und als PDF, HTML5-Helpcenter und andere Ausgaben veröffentlichen können. Dann legen Sie die Struktur an:
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Ziehen Sie reguläre Topics für „Garantie“ und „Kundenbetreuung“ per Drag&Drop in die Publikationsvorlagenstruktur.
Bei der Erstellung einer neuen Publikation auf Basis dieser Publikationsvorlage werden die Topics „Warranty“ und „Customer Support“ als wiederverwendete Topics in die Vorlage eingefügt. Alle Änderungen, die Sie daran vornehmen, wirken sich auf diese Topics aus, unabhängig davon, wo diese verwendet werden.
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Fügen Sie neue Vorlagen-Topics für „Einführung“, „Schnelleinstieg“, „Überwachung“, „Bedienelemente“ und „Fehlerbehebung“ hinzu.
Jede Publikation enthält neue Topics für „Einführung“, „Schnelleinstieg“, „Überwachung“, „Bedienelemente“ und „Fehlerbehebung“, die jeweils mit eindeutigen IDs versehen sind, damit Sie sie unabhängig voneinander bearbeiten können.
Wenn neue Benutzeranleitungen (2, 3 und 4) erstellt werden, übernehmen sie ihre Struktur von der Publikationsvorlage. Paligo erstellt neue Publikationen, neue Topics sowie Links zu innerhalb der Publikationen wiederverwendeten Topics, so dass deren Inhalt der Vorlage entspricht.
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1 = Publikationsvorlage, 2, 3, 4 = Publikationen, die die Vorlage wiederverwenden.
Bevor Sie eine Publikationsvorlage erstellen, empfehlen wir Ihnen, den Artikel Publikationsvorlagen zu lesen, der Sie mit dem Konzept und dem erwarteten Ergebnis besser vertraut macht.
Zuerst erstellen Sie eine Publikationsvorlage im Bereich Vorlagen und gestalten dann deren Struktur mit den folgenden Bausteinen:
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Reguläre Topics – siehe Topics erstellen und Über die Wiederverwendung von Inhalten.
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Topic-Vorlagen, die in der Strukturansicht der Publikationsvorlage erstellt wurden, siehe Publikationsvorlagen erstellen.
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Topic-Vorlagen, die nicht mit der Publikationsvorlage erstellt wurden, siehe Topics auf Basis einer Vorlage erstellen
Anmerkung
Sie können neue Topics in einer Publikationsvorlage in der Ansicht Bearbeitung des Beitragseditor erstellen.
Beim Hinzufügen von Topics in Ansicht Bearbeitung werden jedoch keine Topic-Vorlagen erstellt. Stattdessen werden diese im Ordner Beiträge als wiederverwendete Topics gespeichert.
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Topic-Vorlagen können nur aus dem Abschnitt Vorlagen in Content Manager oder innerhalb der Strukturansicht der Publikationsvorlage erstellt werden.
So erstellen Sie eine Publikationsvorlage:
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Wechseln Sie im Content Manager zum Abschnitt Vorlagen.
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Wählen Sie das Drei-Punkte-Menü (...) für den Abschnitt Vorlagen und wählen Sie dann Inhalt erstellen.
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Geben Sie die Einstellungen für die Publikationsvorlage ein:
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Namen eingeben
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die Option Publikation auswählen
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die gewünschten Sprachen, die die Vorlage unterstützen soll, hinzufügen.
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Bestätigen Sie mit OK.
Paligo erstellt Ihre Publikationsvorlage und speichert sie im Abschnitt Vorlagen des Content Manager.
Tipp
Sie können Ordner im Abschnitt Vorlagen hinzufügen, indem Sie das Drei-Punkte-Menü (...) für Vorlagen auswählen und Ordner erstellen wählen. Ordner sind bei der Organisation Ihrer Vorlagen sehr hilfreich.
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Wählen Sie die Publikationsvorlage im Content Manager aus, um die Strukturansicht zu öffnen.
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Wählen Sie Neues Topic, um in der Publikationsvorlage ein neues Topic zu erstellen.
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Geben Sie der Vorlage einen passenden Namen.
Anmerkung
Sie können Topic-Vorlagen auch über das Drei-Punkte-Menü (...) im Bereich Vorlagen erstellen. Wählen Sie Inhalt erstellen und wählen Sie danach ein Topic aus.
Jeder im Abschnitt Vorlagen erstellte Inhalt ist eine Vorlage.
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Wiederholen Sie die Schritte 6 und 7, bis Sie alle neuen Topic-Vorlagen hinzugefügt haben, die in Ihrer Publikationsvorlage enthalten sein sollen.
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Ziehen Sie reguläre Topics per Drag & Drop aus dem Content Manager in die Publikationsvorlagenstruktur.
Das Topic wird hinzugefügt und wenn Sie diese Vorlage für die Erstellung einer neuen Publikation verwenden, wird das Topic wiederverwendet.
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Drücken Sie Speichern.
Ihre Vorlage ist nun als Grundlage für neue „echte“ Publikationen verfügbar. Nähere Informationen finden Sie unter Erstellen einer neuen Publikation basierend auf einer Vorlage.
Wenn Ihre Paligo-Instanz Publikationsvorlagen enthält, können Sie eine neue Publikation erstellen, die auf einer dieser Vorlagen basiert. Beim Erstellen der Publikation wird Paligo
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Erstellen Sie eine neue Publikation mit derselben Struktur wie die Vorlage.
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Erstellen Sie neue Topics, die den Topic-Vorlagen entsprechen und die die gleichen Elemente und Inhalte wie die Topic-Vorlagen enthalten, jedoch mit eindeutigen IDs. Diese können Sie bearbeiten, ohne die Topic-Vorlagen zu beeinflussen.
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Verwenden Sie beliebige reguläre Topics erneut, die sich in der Publikationsvorlagenstruktur befinden.
Sie können dann die neuen Topics und Publikationen bearbeiten, weitere Inhalte hinzufügen und gegebenfalls wiederverwenden, bis sie veröffentlichungsreif sind.
Wichtig
Wenn Sie eine Publikation auf Basis einer Vorlage erstellen, wird die neue Publikation nur der Vorlagenstruktur und den Topic-Vorlagen entsprechen, wie sie zum Zeitpunkt ihrer Erstellung aussahen.
Wird die Vorlage zu einem späteren Zeitpunkt geändert, werden diese Änderungen nicht auf bereits erstellte Publikationen angewendet.
So erstellen Sie eine Publikation, die auf einer Publikationsvorlage basiert:
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Wählen Sie im Content Manager das Drei-Punkte-Menü (...) für den Ordner, in dem die neue Publikation enthalten sein soll, und wählen Sie Inhalt erstellen.
Wenn sich Ihr Inhalt nicht in einem Ordner befindet, wählen Sie stattdessen den Abschnitt Dokumente oben im Content Manager. Dokumente ist der Parent-Ordner auf oberster Ebene für sämtliche Inhalte, die sich nicht in anderen Ordnern befinden.
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Führen Sie im Dialogfeld Inhalt erstellen die folgenden Schritte aus:
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Geben Sie Ihrer neuen Publikation einen Namen.
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Wählen Sie die Sprachen aus, die unterstützt werden sollen
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Unter Aus Vorlage wählen Sie die Vorlage aus, auf der Ihre neue Publikation basieren soll.
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Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
Paligo erstellt im ausgewählten Ordner eine neue Publikation nebst Topics. Die Struktur der Publikation entspricht der Publikationsvorlage und ihre Gabelungen verweisen auf die neuen Topics und ggf. wiederverwendete „reguläre“ Topics.
Topic-Vorlagen bieten eine schnellere und einfachere Möglichkeit, neue Topics mit einheitlicher Struktur zu erstellen.
Mit einer Vorlage für Topics erstellen Sie die Vorlage und fügen die gewünschte Struktur und Inhalte hinzu. Wenn Sie dann ein neues Topic basierend auf der Vorlage erstellen, übernimmt es automatisch die Inhalte der Vorlage. Sie können sie nach Bedarf ergänzen oder ändern.
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Angenommen, Sie möchten Topics zum Thema Fehlerbehebung für unterschiedliche Benutzeranleitungen erstellen. Diese sollen eine einheitliche Struktur haben, die aus einem Absatz und einer Tabelle besteht. Anstatt jedes Topic einzeln zu erstellen, können Sie eine Vorlage verwenden.
Sie erstellen eine neue Vorlage und bearbeiten diese anschließend. In der Vorlage fügen Sie eine Tabelle und einen Absatz hinzu.
Anschließend erstellen Sie auf Basis der Vorlage neue Topics. Die neuen Topics enthalten automatisch die Tabelle und den Absatz aus der Vorlage, sodass diese nicht zu jedem Topic einzeln hinzugefügt werden müssen. In den neuen Topics bekommen Tabelle und Absatz neue IDs, sodass Sie die Elemente ohne Auswirkungen auf die Vorlage oder andere Topics bearbeiten können.
Wenn Ihre Paligo-Instanz Topic-Vorlagen enthält, können Sie neue Topics erstellen, die auf diesen Vorlagen basieren. Dies bietet sich an, wenn Sie bestimmte Topic-Strukturen an vielen Stellen verwenden wollen, jedoch jeweils mit unterschiedlichen Inhalten.
Wenn Sie ein neues Topic aus einer Topic-Vorlage erstellen, enthält das neue Topic automatisch die gleiche Struktur und den gleichen Inhalt wie in der Topic-Vorlage. Der Inhalt erhält allerdings neue IDs, sodass Sie ihn ohne Auswirkungen auf die Vorlage oder andere Topics, die auf der Vorlage basieren, bearbeiten können.
Anmerkung
Sie können neue Topics in einer Publikationsvorlage in der Ansicht Bearbeitung des Beitragseditor erstellen.
Beim Hinzufügen von Topics in Ansicht Bearbeitung werden jedoch keine Topic-Vorlagen erstellt. Stattdessen werden diese im Ordner Beiträge als wiederverwendete Topics gespeichert.
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Topic-Vorlagen können nur aus dem Abschnitt Vorlagen in Content Manager oder innerhalb der Strukturansicht der Publikationsvorlage oder
So erstellen Sie eine Topic-Vorlage:
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Wechseln Sie im Content Manager zum Abschnitt Vorlagen.
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Wählen Sie das Drei-Punkte-Menü (...) für den Abschnitt Vorlagen und wählen Sie dann Inhalt erstellen.
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Geben Sie der Vorlage einen Namen und wählen Sie den Dokumententyp Topic aus. Legen Sie anschließend die Sprache für die Topic-Vorlage fest und wählen Sie OK.
Anmerkung
Gegebenenfalls können Sie auch Vorlagen für andere Dokumenttypen erstellen.
Paligo fügt Ihre neue Vorlage dem Abschnitt Vorlagen hinzu.
Tipp
Im Abschnitt Vorlagen können Sie Ordner erstellen und diese zur Organisation Ihrer Vorlagen verwenden. Wählen Sie die Optionstaste (...) für den Abschnitt Vorlagen und wählen Sie Ordner erstellen aus.
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Wählen Sie eine Vorlage aus, um sie im Editor zu öffnen. Fügen Sie die Elemente und Inhalte hinzu, die Sie in alle Topics aufnehmen möchten, die auf Ihrer Vorlage basieren, beispielsweise einen Absatz und eine Tabelle.
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Drücken Sie Speichern.
Jetzt können Sie neue Topics auf Basis der Topic-Vorlage anlegen.
Wenn Sie über Vorlagen-Topics verfügen, können Sie auf deren Grundlage neue Topics erstellen. Diese Topics beinhalten:
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aus den gleichen Elementen (Struktur) wie die zugrundeliegende Topic-Vorlage oder
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aus demselben Inhalt wie in der Topic-Vorlage, aber mit neuen IDs, damit Sie sie bearbeiten können.
So erstellen Sie ein neues Topic auf Basis einer Vorlage:
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Wählen Sie im Content Manager das Drei-Punkte-Menü (...) für den Ordner aus, in dem Sie Ihre neue Publikation speichern möchten.
Falls ein passender Ordner noch nicht existiert, können Sie einen neuen Ordner anlegen.
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Wählen Sie Inhalt erstellen aus.
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Verwenden Sie die Einstellungen im Dialog Inhalt erstellen, um das neue Topic anzulegen:
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Geben Sie dem Topic einen Namen
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Wenn Sie Aus Vorlage anklicken, erscheint ein Suchfenster für Topic-Vorlagen. Wählen Sie die Topic-Vorlage, auf der das neue Topic basieren soll.
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Wählen Sie die Sprachen aus, die das neue Topic unterstützen soll.
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Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
Paligo erstellt ein neues Topic, das auf der von Ihnen gewählten Topic-Vorlage basiert. Es enthält neue Versionen der Elemente und Inhalte, die aus der Topic-Vorlage übernommen wurden. Daher können Sie Änderungen am neuen Topic vornehmen, ohne dass sich dies auf die Topic-Vorlage oder ein anderes Topic, das auf dieser Topic-Vorlage basiert, auswirkt.