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Ende der Prüfungsaufträge definieren

Standardmäßig endet jeder Auftrag am Fälligkeitsdatum, das für diesen Auftrag festgelegt wurde. Dies gilt auch für die Prüfungsaufträge, aber diese haben auch zusätzliche Optionen, um zu steuern, was passiert, wenn Auftragsempfänger einen Auftrag abschließen.

Je nach Ihrer Auswahl erkennt Paligo den Abschluss eines Prüfungsauftrags, wenn:

  • alle Auftragsempfänger den Inhalt genehmigt haben oder

  • alle Auftragsempfänger auf den Auftrag reagiert haben oder

  • alle Mitglieder einer Benutzergruppe auf den Auftrag reagiert haben oder

  • mindestens ein Mitglied einer Benutzergruppe auf den Auftrag reagiert hat.

Anmerkung

Es besteht die Möglichkeit, die Standardeinstellungen so zu ändern, dass Aufträge nicht automatisch bei Erreichen des Fälligkeitsdatums enden (siehe Ende der Aufträge definieren).

So steuern Sie, wann die Prüfungsaufträge abgeschlossen sind:

  1. Verwenden Sie eine der beiden Möglichkeiten, um auf die Standardeinstellungen zuzugreifen:

  2. Wählen Sie das Register Aufträge prüfen.

    Default settings dialog for assignments. The review assignments tab is selected.

  3. Legen Sie im Abschnitt Wann ist der Auftrag abgeschlossen? fest, wann ein Auftrag als fertiggestellt gilt:

    • Alle Auftragsempfänger haben genehmigt – Sämtliche Auftragsempfänger müssen den Auftrag abgeschlossen und den Inhalt auf „Genehmigt“ gesetzt haben.

    • Alle Auftragsempfänger haben reagiert – Sämtlich e Auftragsempfänger müssen den Auftrag abgeschlossen haben, aber sie können den Inhalt auf „Arbeit erforderlich“ oder „Genehmigt“ gesetzt haben.

  4. Legen Sie im Abschnitt Auftragsempfänger-Gruppen fest, was erfüllt sein muss, damit der Auftrag einer Benutzergruppe als abgeschlossen gelten kann:

    • Alle Mitglieder haben reagiert – Ist ein Auftrag einer Benutzergruppe zugeordnet, kann er nur dann als abgeschlossen erkannt werden, wenn alle Mitglieder dieser Gruppe geantwortet haben. Um zu antworten, muss der Inhalt des Auftrags entweder auf den Status „Arbeit erforderlich“ oder „genehmigt“ gesetzt sein.

    • Ein Mitglied hat reagiert – Ist ein Auftrag einer Benutzergruppe zugeordnet, kann er nur als abgeschlossen erkannt werden, wenn ein oder mehrere Mitglieder dieser Gruppe geantwortet haben.

    Anmerkung

    Sie können einem Benutzer zwei verschiedene Einladungen zu demselben Auftrag senden, indem Sie sowohl ihn persönlich als auch seine Benutzergruppe einladen. In diesem Szenario müssen sie nur einmal antworten. Paligo erkennt automatisch, dass ihre Antwort sowohl auf den Auftrag des Benutzers als auch auf den Auftrag der Benutzergruppe zutrifft.

  5. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

Es ist möglich, einer Benutzergruppe und auch einigen einzelnen Benutzern gleichzeitig einen Auftrag zuzuweisen. Dies kann zu komplexeren Szenarien führen, die in den folgenden Beispielen behandelt werden.

Beispiel 1. Auftrag für Benutzergruppe und Benutzer, Benutzergruppe lehnt Inhalt ab

Nehmen wir an, Sie haben folgende Einstellungen für Prüfungsaufträge vorgenommen:

  • Wann ist der Auftrag abgeschlossen? - Alle Auftragsempfänger haben genehmigt

  • Gruppen von Auftragsempfängern – Ein Mitglied hat geantwortet

Anschließend erstellen Sie einen Prüfungsauftrag und ordnen ihn einer Benutzergruppe plus zwei einzelnen Benutzern zu, die nicht zu dieser Gruppe gehören.

Die beiden einzelnen Benutzer lesen den Inhalt und genehmigen ihn. Ihre Auftragsarbeit ist abgeschlossen, der Inhalt auf „genehmigt“ gesetzt. Der Auftrag ist jedoch noch offen, da in den Standardeinstellungen alle Auftragsempfänger den Inhalt genehmigen müssen und die Benutzergruppe ein Auftragsempfänger ist.

Ein Mitglied der Benutzergruppe liest den Inhalt und setzt ihn auf „Arbeit erforderlich“.

Der Auftrag bleibt offen. Dies liegt daran, dass alle Beauftragten geantwortet haben, aber einer von ihnen den Inhalt nicht genehmigt hat:

  • Einzelner Benutzer 1 hat den Inhalt genehmigt

  • Einzelner Benutzer 2 hat den Inhalt genehmigt

  • Benutzergruppe – Ein Benutzer aus der Gruppe setzt den Inhalt auf „Arbeit erforderlich“, sodass der Inhalt nicht den Status „genehmigt“ von der Benutzergruppe erhalten kann. Dadurch wird die Regel „Alle Auftragsempfänger haben genehmigt“ nicht erfüllt und der Auftrag bleibt offen.


Beispiel 2. Auftrag für Benutzergruppe und Benutzer, einige Benutzergruppenmitglieder antworten nicht

Nehmen wir an, Sie haben folgende Einstellungen für Prüfungsaufträge vorgenommen:

  • Wann ist der Auftrag abgeschlossen? - Alle Auftragsempfänger haben genehmigt

  • Gruppen von Auftragsempfängern – Ein Mitglied hat geantwortet

Anschließend erstellen Sie einen Prüfungsauftrag und ordnen ihn einer Benutzergruppe plus zwei einzelnen Benutzern zu, die nicht zu dieser Gruppe gehören.

Die beiden einzelnen Benutzer lesen den Inhalt und genehmigen ihn. Ihre Auftragsarbeit ist abgeschlossen, der Inhalt auf „genehmigt“ gesetzt. Der Auftrag ist jedoch noch offen, da in den Standardeinstellungen alle Auftragsempfänger den Inhalt genehmigen müssen und die Benutzergruppe ein Auftragsempfänger ist.

Ein Mitglied der Benutzergruppe liest den Inhalt und setzt ihn auf „genehmigt“.

Der Auftrag endet, wenn die Abschlusskriterien erfüllt sind:

  • Einzelner Benutzer 1 hat den Inhalt genehmigt

  • Einzelner Benutzer 2 hat den Inhalt genehmigt

  • Benutzergruppe – Ein Benutzer aus der Gruppe setzt den Inhalt auf „genehmigt“.

Die einzelnen Benutzer haben beide mit „genehmigt“ geantwortet, und ein Mitglied der Benutzergruppe hat ebenfalls mit „genehmigt“ geantwortet. Alle Auftragsempfänger haben genehmigt. Es spielt keine Rolle, dass die anderen Mitglieder der Benutzergruppe sich den Inhalt nicht angesehen haben, da die Einstellung der Auftragsempfänger-Gruppen nur ein Mitglied der Benutzergruppe zum Antworten benötigt.

Hätte eines der Mitglieder der Benutzergruppe zuerst mit „Arbeit erforderlich“ geantwortet, wäre der Auftrag offen geblieben.