Vorteile strukturierter Inhalte
Strukturierte Inhalte können dazu beitragen, die Qualität und Lieferzeit Ihrer Dokumentationsprojekte zu verbessern. Es kann auch dazu beitragen, Ihre Übersetzungskosten zu senken und Möglichkeiten für die Nutzung Ihrer Inhalte in anderen Systemen zu eröffnen.
Schauen wir uns an, wie sich diese Vorteile auf die verschiedenen Stakeholder auswirken.
Vorteile für Ihr Unternehmen
Strukturierte Inhalte bieten Ihrem Unternehmen viele Vorteile, insbesondere in Bezug auf die Effizienz und die Kosten der Erstellung und Übersetzung technischer Dokumentation.
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Schnellere und günstigere Übersetzungen
Übersetzungsmanagementsysteme (TMS) profitieren stark von strukturierten Inhalten, da die Inhalte in separaten Komponenten gespeichert werden. So können die TMS schnell einzelne Inhalte identifizieren und feststellen, was neu ist, was sich geändert hat und was unverändert bleibt. Das Ergebnis sind oft schnellere und kostengünstigere Übersetzungen. Es müssen weniger Wörter übersetzt werden, da das TMS wiederholte Inhaltszeichenfolgen erkennen kann.
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Inhalte können als Daten in anderen Systemen verwendet werden
Strukturierte Inhalte bestehen aus Elementen, die nach vorhersehbaren Regeln strukturiert sind. Dies erleichtert anderen Computersystemen die Verwaltung Ihrer Inhalte, als wären es Daten. Sie können externe Systeme so programmieren, dass Ihre strukturierten Inhalte mit wenig oder ohne zusätzliche Verarbeitung verarbeitet und genutzt werden können. Dies eröffnet eine Vielzahl von Möglichkeiten, unter anderem die Umwandlung Ihrer Inhalte in andere Formate.
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Effizientere Dokumentationsteams
Strukturierte Inhalte sind darauf ausgelegt, wiederverwendbare Informationen zu erstellen. Dies hilft technischen Autoren und anderen Mitarbeitern, effizienter zu arbeiten, da sie bereits vorhandene Inhalte wiederverwenden können, anstatt sie zu duplizieren. Die Wiederverwendung von Inhalten trägt auch dazu bei, den Zeitaufwand für Änderungen an Ihren Inhalten zu reduzieren.
Vorteile für Autoren
Die wichtigsten Vorteile strukturierter Inhalte für Autoren beziehen sich auf Effizienz und Konsistenz:
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Die Struktur der Inhalte wird vom System (Paligo) durchgesetzt, so dass jeder Autor die gleiche Struktur für Verfahren, Absätze, Listen usw. verwendet.
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Inhalte werden als wiederverwendbare Blöcke erstellt, sodass es nicht notwendig ist, dieselben Informationen zu duplizieren.
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Es geht viel schneller, Inhalte zu aktualisieren, wenn es „eine einzige Quelle der Wahrheit“ gibt, die viele Male wiederverwendet wird. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben ein Topic zur Batterieentsorgung, das in zehn Benutzerhandbüchern verwendet wird. Um das Topic zu aktualisieren, nehmen Sie die Änderung einmalig an der ursprünglichen Quelle vor. Die Änderungen, die Sie am Topic vornehmen, gelten auch überall dort, wo dieses Topic wiederverwendet wird.
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Autoren können schnell neue Dokumente zusammenstellen, bestehende Topics wiederverwenden und bei Bedarf neue Topics hinzufügen.
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Autoren können sich auf den Inhalt und dessen Struktur konzentrieren. Formatierung und Präsentation müssen nicht berücksichtigt werden, da diese separat behandelt werden.
Vorteile für Endnutzer
Strukturierte Inhalte erleichtern es Autoren, dieselben Informationen wiederzuverwenden, was auch für Ihre Endnutzer von Vorteil ist. Strukturierte Inhalte führen häufig zu einer qualitativ hochwertigeren Dokumentation, da:
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Inhalte benutzerfreundlicher sind
Topics sollten sich auf ein einzelnes Benutzerbedürfnis konzentrieren, wie z. B. die Erläuterung eines Konzepts oder die Beschreibung der Durchführung einer Aufgabe. Dies trägt dazu bei, Inhalte nutzbarer zu machen, da sie mit eigenständigen Informationsmodulen fokussierter sind.
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Der Inhalt ist konsistenter und mit höherer Wahrscheinlichkeit aktuell
Formatierung und Inhalt sind bei strukturierten Inhalten getrennt, so dass die Formatierung der Informationen immer konsistent ist. Die Wiederverwendung von Inhalten bedeutet auch, dass die Informationen konsistenter sind, da Autoren Texte und Bilder wiederverwenden können, die an mehreren Stellen erscheinen müssen.
Es ist auch wahrscheinlicher, dass die Inhalte, die die Endnutzer sehen, aktueller sind, da die Wiederverwendung von Inhalten es Autoren erleichtert, Aktualisierungen vorzunehmen (siehe Vorteile für Autoren).
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Informationen sind leichter zu finden und zu verstehen
Strukturierte Inhalte verwenden konsistente und vorhersehbare Strukturen. Informationen sind leichter zu finden und zu verstehen, wenn sich Ihre Leser an die Strukturen gewöhnen.