Aus Microsoft Word importieren

Wir empfehlen Ihnen, Ihrem MS Word-Dokument einen Titel zu geben. Um den Titel zu erstellen, fügen Sie Ihren Titeltext hinzu und wenden Sie darauf den Titel-Stil an. Weitere Informationen zur Verwendung von Stilen finden Sie in der offiziellen Microsoft Word-Dokumentation.

Wenn Sie versuchen, ein Word-Dokument ohne Titel zu importieren, verwendet Paligo einen Standardtitel wie „Artikel d3e1“.

In manchen Fällen können MS Word-Dokumente ohne Titel dazu führen, dass der Importprozess fehlschlägt. In diesem Fall erscheint die folgende Fehlermeldung:

„Die Importdatei konnte nicht erstellt werden. Nichts zu importieren. Die zeitweilige Umwandlung resultierte in einem leeren Dokument.“

Paligo verwendet die Stilnamen aus MS Word, um Ihre Word-Inhalte den entsprechenden Elementen in Paligo zuzuordnen. Beispielsweise bestimmt Paligo anhand des Stils Überschrift 1 in Word, welche Teile eines Word-Dokuments in Paligo ein Topic der obersten Ebene darstellen sollen.

Damit der Import und das Mapping funktionieren, müssen Sie Ihre MS Word-Inhalte anhand der Stile formatieren. Sie können Stile im Formatvorlagen-Panel in Word erstellen und anwenden:

Damit sie in Paligo funktionieren, müssen die Stile bestimmte Namen haben:

Die Namen der Stile sind für den Paligo Import relevant, daher stellen Sie bitte sicher, dass sie mit den oben angegebenen Namen übereinstimmen.

Paligo verwendet die Hierarchie der Überschriftenstile, um festzulegen, welche Teile Ihres Dokuments in Topics der obersten Ebene,der zweiten Ebene, der dritten Ebene usw. umgewandelt werden sollen. Damit dies richtig funktioniert, ist es wichtig, dass Sie die Überschriftenebenen in Ihrem MS Word-Dokument wie vorgesehen und durchgängig verwenden.

Verwenden Sie sie immer in dieser Reihenfolge und überspringen Sie keine Überschriftenebene, also verwenden Sie zum Beispiel nicht Überschrift 1 gefolgt von einer Überschrift 3. Die Reihenfolge der Überschriften sollte stets Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3 usw. lauten.

In der Regel ist die technische Kommunikation in drei oder vier Ebenen von Inhalten organisiert, um die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen. Bei mehr Ebenen können Sie Überschrift 5 und Überschrift 6 verwenden. Wenn Sie Überschrift 5 und Überschrift 6 benötigen, könnte dies jedoch auf ein Problem mit der Informationsarchitektur hinweisen. Es kann sich lohnen, die Struktur zu überdenken und sie in maximal drei oder vier Ebenen zu organisieren.

Ihr MS Word-Dokument enthält höchstwahrscheinlich einige Funktionen, die für Word benötigt werden, aber in Paligo entweder nicht benötigt werden oder nicht importiert werden können. Dazu gehören Seitenumbrüche, ein Inhaltsverzeichnis und Prüfungskommentare.

In Microsoft Word gibt es verschiedene Möglichkeiten, innerhalb eines Listenelements eingerückte Inhalte hinzuzufügen (oder solche, die nicht eingerückt sind, es aber sein sollten!). Dies kann einen konsistenten Import erschweren.

Für einen möglichst sauberen Import empfehlen wir, eingerückte Listenelemente in MS Word wie folgt zu formatieren:

Wenn Sie eingerückte Inhalte in MS Word auf diese Weise erstellen, importiert Paligo die Liste und verleiht ihr die erwartete Struktur:

Beachten Sie, dass jedes Listenelement über ein listitem-Element verfügt und der Text für das Listenelement sich wiederum innerhalb eines Para-Elements befindet. Hier haben wir eine Liste importiert, die als drittes Listenelement ein eingerücktes Bild aufweist. Das Bild verwendet in Paligo ein mediaobject-Element, und wie Sie sehen, befindet es sich innerhalb des listitem.

Ein eingerückter Absatz wird in ein para-Element innerhalb des listitem eingefügt:

Sie können Unterlisten auf die gleiche Weise einrücken. Wichtig ist, dass der Inhalt innerhalb des listitem verschachtelt ist, auf das er sich bezieht.

Paligo kann Tabellen aus Microsoft Word importieren, aber für beste Ergebnisse empfehlen wir Ihnen:

Wenn der Importvorgang nicht abgeschlossen ist, stellen Sie sicher, dass MS Word-Dokument für den Import vorbereiten ordnungsgemäß ausgeführt wird. Es muss mindestens einen Titel aufweisen und Überschriften korrekt verwenden.

Wenn der Word-Importprozess von Paligo erfolgreich abgeschlossen wird, die Importordner jedoch keine Topics enthalten oder einige Topics fehlen, liegt dies wahrscheinlich an einer falschen Formatierung.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Word-Dokument einen Titel aufweist und Überschriften korrekt verwendet, wie in MS Word-Dokument für den Import vorbereiten beschrieben.

Wenn Sie Ihr MS Word-Dokument richtig vorbereiten, sollte beim Import für jeden Inhaltsabschnitt mit einer Überschrift ein Topic erstellt werden. Sollten weiterhin Probleme auftreten, wenden Sie sich bitte an den Kundensupport.

Wenn eine aus MS Word importierte Tabelle die Grenzen des Paligo-Editors überschreitet, liegt dies daran, dass die Tabelle zu breit ist. Sie können sie dennoch in Paligo bearbeiten – verwenden Sie die Bildlaufleiste unten im Paligo-Editor, um horizontal zu den zusätzlichen Zellen zu scrollen.

Bei HTML-Ausgaben fügt Paligo der Website eine Bildlaufleiste hinzu, damit Ihre Leser zu Zellen außerhalb des Anzeigebereichs scrollen können.

Bei PDF-Ausgaben geht die Tabelle über den Seitenrand hinaus. Aus diesem Grund sollten Sie in Erwägung ziehen, die Tabelle nicht im Hochformat, sondern im Querformat anzuzeigen, siehe Rotieren einer Tabelle (PDF). Eventuell müssen Sie die Tabelle neu gestalten, wenn sie zu groß für die Seite ist, z. B. indem Sie stattdessen mehrere kleinere Tabellen erstellen.

Wenn die Listennummerierung in aus MS Word in Paligo importierten Inhalten fehlerhaft ist, sollten Sie die Inhalte zunächst veröffentlichen. Es kann sein, dass die veröffentlichten Inhalte die richtige Nummerierung aufweisen. Dies liegt daran, dass Paligo einige Nummerierungssysteme von Word im Editor nicht verwenden kann, ein Listenelement kann aber mit einem Überschreiben-Attribut mit einer Nummer versehen werden. Diese Nummer wird erst bei der Veröffentlichung der Inhalte angewendet.

Eine weitere mögliche Ursache für eine fehlerhafte Nummerierung liegt darin, dass eine Liste fälschlicherweise als mehrere Listen importiert wird. Dies kann passieren, wenn die Inhalte aus MS Word Texte oder Bilder umfassen, die den Listenablauf unterbrechen, und Sie die Funktion „ Nummerierung fortsetzen“ in Word verwendet haben, um die Liste korrekt erscheinen zu lassen. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie hatten diese Liste in MS Word:

Das Bild wurde außerhalb des Listenelements für Schritt 3 hinzugefügt. Dadurch wird der Ablauf der Liste unterbrochen und Schritt 4 wird zu einer neuen Liste. Durch die Funktion „Nummerierung fortsetzen“ in Word erscheint sie jedoch wie eine Fortsetzung der vorherigen Liste.

Beim Import in Paligo wird Schritt 4 wie folgt mit 1 nummeriert:

Denn Schritt 4 ist eigentlich eine neue Liste und die Funktion „Nummerierung fortsetzen“ wird nicht erkannt.

Dies können Sie wie folgt beheben:

Wenn Sie in Ihren Listen in MS Word weiche Zeilenumbrüche (Shift + Enter) verwendet haben, um Inhalte in der nächsten Zeile zu platzieren, werden sie innerhalb eines literallayout-Elements in Paligo importiert. Sie erkennen dies im Paligo-Editor daran, dass sich um die Inhalte ein schattiertes Feld befindet, und wenn Sie es auswählen, können Sie das Literallayout-Element im Menü „Elementstruktur“ sehen.

Dies ist zwar gültig, entspricht aber nicht der Art und Weise, in der Text und Bilder normalerweise in Paligo zu einem Listenelement hinzugefügt werden.

Für diese Inhalte wird eher folgende Struktur verwendet:

<orderedlist>
    <listitem>
      <para>This is step one.</para>
      <para>In MS Word, this line was created by using a soft return at the end of the previous line.</para>
    </listitem>
    <listitem>
      <para>This is step two.</para>
    </listitem>
  </orderedlist>

Der Unterschied besteht darin, dass sich die zusätzliche Textzeile im Schritt innerhalb eines zusätzlichen para-Elements befindet und nicht in einem literallayout-Element. Wenn es sich bei dem Inhalt in der Liste um ein Bild handelt, befindet er sich stattdessen in einer mediaobject-Struktur. In beiden Fällen sollten sich die Inhalte jedoch innerhalb des Listenelements befinden.

Um Ihre Inhalte zu korrigieren, können Sie entweder:

Paligo importiert Microsoft Word-Nummernlisten als geordnete Listen. Wenn Sie möchten, dass diese als Verfahren importiert werden, kann dies eventuell als Anpassungsprojekt erfolgen (Anpassungsprojekte sind in der Regel kostenpflichtig). Bitte wenden Sie sich für weitere Informationen an den Kundensupport.

Im Paligo-Editor werden Tabellen immer im Hochformat angezeigt. Bei HTML-Ausgaben erhalten breite Tabellen eine Bildlaufleiste, damit Benutzer auf alle Daten in der Tabelle zugreifen können. Bei PDF-Ausgaben können Sie die Anzeige auf Querformat einstellen, siehe Rotieren einer Tabelle (PDF).